De AI Notulen Schrijver skill voor Claude

Het probleem dat de skill oplost ken je waarschijnlijk in twee vormen. De eerste is de tijd: na elk overleg zit er iemand een uur te tikken aan een verslag dat vervolgens niemand leest. De tweede is erger en subtieler: het verslag is er wel, maar het is een chronologische navertelling. Wie het leest weet na tien alinea's nog steeds niet wat er nu eigenlijk besloten is en wie wat gaat doen. Twee weken later begint dezelfde discussie opnieuw, omdat niemand kan aanwijzen waar de vorige eindigde.

Allebei die vormen worden hier aangepakt: het uitwerken kost je een prompt in plaats van een uur, en het resultaat is geen navertelling maar een beslisdocument met een vaste plek voor besluiten, actiepunten en open punten.

Geschreven is hij voor iedereen die overleggen voorzit of uitwerkt: ondernemers en hun teams, projectleiders, officemanagers, verenigingsbesturen en freelancers die klantgesprekken vastleggen. Samen met de rest van de skill-bibliotheek stellen we hem gratis beschikbaar vanuit de dienst AI en automatisatie, zonder account en zonder verkoopmail achteraf.

Eén ding moet je vooraf weten: de skill notuleert, hij vergadert niet. De kwaliteit van de notulen staat of valt met de kwaliteit van de bron. Een overleg waarin niemand iets besluit, levert notulen op met een lege besluitenlijst, en dat is dan ook precies wat er in het verslag staat. Mooier dan het was wordt het niet gemaakt, en juist daardoor kun je erop bouwen.

Het verslag is een navertelling. Toen zei Piet dit, waarna Karin dat opmerkte, en vervolgens ontstond er een discussie over. Chronologie voelt volledig, maar de lezer zoekt geen film, hij zoekt de uitkomst. Daarom opent elk verslag van deze skill met een samenvatting van maximaal vijf regels: wat is besloten, wat moet er gebeuren, wat staat open. Wie alleen die vijf regels leest, weet genoeg. Dat is het Pyramid Principle van Minto, toegepast op vergaderen: conclusie eerst.

Voorstellen worden stilzwijgend besluiten. De gevaarlijkste zin in een vergadering is "daar waren we het toch wel over eens". In het verslag verschijnt dan een besluit dat nooit genomen is, en drie weken later voelt iemand zich overvallen. Vandaar de explicietheids-toets: een besluit komt alleen in de besluitenlijst als het in de bron expliciet genomen is. Iemand stelt het voor en er is instemming, of de voorzitter stelt het vast. Alles daaronder is een open punt, met de reden erbij.

Actiepunten zonder eigenaar en zonder moment. "Ik kijk er naar" is de doodskus van elk actiepunt. Getting Things Done van David Allen zegt het al sinds 2001: een actie zonder eigenaar is een wens, een actie zonder eerstvolgende stap blijft liggen. Bij elk actiepunt dwingt de skill daarom een eigenaar en een deadline af, en waar de bron die niet bevat, gokt hij niet maar schrijft hij [INVULLEN], met in de notities welk fragment onduidelijk was.

Citaat en interpretatie lopen door elkaar. Er is een wezenlijk verschil tussen "Sanne zei dat de nieuwsbrief meer kost dan hij oplevert" en "de nieuwsbrief kost meer dan hij oplevert". De eerste zin is een verslag, de tweede is een conclusie die niemand heeft getrokken. Die twee blijven strikt gescheiden: letterlijke uitspraken staan tussen aanhalingstekens met naam, en alles wat de skill afleidt of samenvat wordt als interpretatie gemarkeerd.

Het verslag oordeelt. "Verhitte discussie", "weinig constructieve houding", "goed voorbereid": dat zijn oordelen, geen feiten. Ze horen in een functioneringsgesprek, niet in notulen die het hele team leest. Wat er gezegd en besloten is komt erin, en de duiding blijft aan de mensen zelf.

In diff-vorm, met regels uit het voorbeeld van de skill: wat eruit gaat en wat ervoor terugkomt.

Daarna volgt de kern: een vaste notuleerlogica van zes stappen. Eerst leest de skill de hele bron en stelt hij vast wie er spreken; bij een transcript zonder sprekerslabels vraagt hij of jij ze kunt benoemen, en zo niet, dan worden die uitspraken als spreker onbekend opgenomen in plaats van aan de verkeerde toegeschreven. Dan loopt hij een inputchecklist na en stelt hij hooguit drie gerichte vragen over wat ontbreekt; de rest vangt hij op met [INVULLEN].

Stap drie is het oogsten van besluiten en actiepunten met de explicietheids-toets: bij twijfel is het een open punt. Stap vier scheidt citaat van interpretatie. Stap vijf bouwt het verslag op in de acht vaste blokken. En stap zes is een verplichte zelfcontrole-pass: heeft elk actiepunt een eigenaar en een deadline of een [INVULLEN], is elk besluit herleidbaar tot een moment in de bron, staat er geen enkele uitspraak in die niet in de bron staat, en is elk oordeel over personen eruit.

De inputchecklist zelf is kort: de bron (verplicht, want zonder bron stopt de skill), naam en datum van het overleg, wie er aanwezig en afwezig waren, of er passages vertrouwelijk zijn, voor wie de notulen bestemd zijn, en of er een vorige besluiten- of actielijst is die bijgewerkt moet worden. Dat laatste is stiller dan het klinkt maar in de praktijk goud waard: de nummering (B1, A1) bestaat juist zodat een volgend overleg ernaar kan verwijzen.

Het outputformat staat als letterlijk sjabloon in het bestand, met de regels erbij: de samenvatting is nooit langer dan vijf regels, citaten staan tussen aanhalingstekens met naam, interpretatie wordt gemarkeerd, en een leeg blok blijft staan met "geen". Daarna volgt het weigeringenblok met zeven regels, die hieronder in Sectie 04 stuk voor stuk langskomen. Het bestand sluit af met het verkorte voorbeeld dat je in FIG.01 zag en een bronnenlijst van vijf titels, van Minto tot Rogelberg. Daarover hieronder meer.

De samenvatting bovenaan komt van Barbara Minto. Haar Pyramid Principle, ontwikkeld bij McKinsey en beschreven in 1987, zegt: begin met de conclusie, niet met de aanloop. Voor notulen betekent dat: wie alleen de eerste vijf regels leest, moet weten wat er besloten is en wat er moet gebeuren. Wil je die denkwijze breder toepassen dan verslagen, dan is er een aparte Pyramid Principle Schrijver skill.

De actiepunten komen van David Allen en George Doran. Getting Things Done (2001) levert de regel dat elke actie een eigenaar en een eerstvolgende concrete stap nodig heeft: een actie zonder eigenaar is een wens. En de SMART-criteria, door Doran beschreven in Management Review in 1981, leveren de eis dat een actiepunt controleerbaar geformuleerd wordt. Wie daar dieper in wil, kan terecht bij de Getting Things Done Coach skill en de SMART Doelen Coach skill.

Het waarom komt van Rogelberg en Lencioni. Steven Rogelberg (The Surprising Science of Meetings, 2019) en Patrick Lencioni (Death by Meeting, 2004) beschrijven allebei hetzelfde mechanisme vanuit een andere hoek: een vergadering zonder vastgelegde uitkomsten en zonder opvolging verliest zijn waarde, hoe goed het gesprek ook was. De notulen zijn niet de bijvangst van het overleg; ze zijn het bewijs dat het overleg ergens toe leidde.

De scheiding tussen citaat en interpretatie is de oudste conventie van het vak zelf. Een verslag legt vast, het oordeelt niet. Die regel staat niet in één boek omdat hij ouder is dan de boeken; elke griffier en elke rechtbankverslaggever werkt ermee. Hier is hij alleen expliciet en controleerbaar gemaakt, omdat een AI die regel anders net zo makkelijk schendt als een haastige menselijke notulist.

Ook zonder de skill te installeren kun je met deze principes je eigen verslagen verbeteren: zet de conclusie bovenaan, geef elk actiepunt een eigenaar en een moment, en schrijf nooit een besluit op dat niet expliciet genomen is.

Daarna is het gebruik simpel: plak het transcript of je aantekeningen en vraag om notulen. Wat er ontbreekt vraagt hij zelf na, met een maximum van drie vragen. Ben je nieuw met skills, lees dan eerst wat Claude skills precies zijn en hoe je een skill installeert; wil je daarna zelf skills bouwen, dan staat de werkwijze in zelf een SKILL.md schrijven. De bredere uitleg over werken met AI vind je in de kennisbank.

Er zijn ook situaties waarin je hem beter laat liggen. Verslagen met wettelijke of statutaire eisen zijn er daar één van: notulen van een aandeelhoudersvergadering, een VvE-vergadering of een ondernemingsraad volgen een reglement dat de vorm voorschrijft, en dat hoort een mens te controleren, waar nodig met een jurist. Dat staat er zelf ook met zoveel woorden in. De tweede grens is de bron: zonder transcript of aantekeningen valt er niets te notuleren, en verzinnen doet hij niet. Notulen achteraf reconstrueren uit je geheugen kan wel, maar dan zijn het jouw aantekeningen en behandelt de skill ze ook zo.

En een grens die buiten de skill ligt maar die we er eerlijk bij zeggen: let op wat je naar een AI-dienst stuurt. Een transcript van een overleg over personen, klanten of vertrouwelijke cijfers valt al snel onder het AI- of privacybeleid van je organisatie. Passages buiten het verslag houden kan op verzoek, maar wat jij plakt, is al gedeeld. Bij twijfel: eerst het beleid checken, dan pas plakken.

Tot slot: genotuleerd wordt het overleg dat je had, niet het overleg dat je had willen hebben. Levert je vergadering geen besluiten op, dan staat er een lege besluitenlijst in het verslag. Dat voelt confronterend, maar het is ook precies het signaal waar je iets mee kunt: misschien is niet het verslag het probleem, maar de vergadering. Voor klantgesprekken en intakes bestaat overigens een aparte skill die op hetzelfde principe werkt, de Intake Samenvatting skill: zelfde spier, ander gesprek.

Loopt er meer door je organisatie dan alleen overleggen, denk aan cijfers, projectvoortgang en interne vragen die steeds opnieuw gesteld worden, dan is dat precies het werk van de Rapportagemedewerker: hij zet week- en maandrapportages klaar en een mens geeft akkoord voordat er iets de deur uit gaat. Lees wat een AI-medewerker is en doet, of leer je team eerst zelf met dit soort skills werken via de AI-trainingen.