De AI Getting Things Done Coach skill voor Claude

Je downloadt de zip bovenaan deze pagina, zet hem in je Claude-omgeving en vanaf dat moment verwerkt Claude je inbox volgens deze logica. Wat een skill precies is en waarom dat iets anders is dan een losse prompt, staat uitgebreid in wat zijn Claude skills.

Het probleem dat de skill oplost is waarschijnlijk de reden dat je hier bent. Je hebt niet te weinig tijd, je hebt te veel open lussen. Er staan vijf dingen op een briefje, drie in een app, twee in je mail en de rest zweeft ergens tussen je oren. Omdat je nergens het complete beeld hebt, vertrouw je je eigen lijst niet meer, en een lijst die je niet vertrouwt lees je op een gegeven moment niet meer. In de SKILL.md staat dat als de kern van het probleem benoemd: je hoofd is geen goede plek om dingen te onthouden, en stress en uitstelgedrag komen bijna altijd doordat er open lussen rondzweven die nergens worden bijgehouden.

Deze coach is geschreven voor mensen die meerdere dingen tegelijk trekken en het overzicht kwijt zijn: ondernemers met projecten naast klantwerk, zzp-ers die hun eigen administratie doen, teamleiders met een dubbele agenda en iedereen die het gevoel heeft in alles achter te lopen. In de beschrijving van het bestand staat dat expliciet als trigger genoemd, samen met zinnen als ik vergeet steeds dingen, mijn hoofd zit vol en ik weet niet wat ik eerst moet doen. Hij is onderdeel van de skill-bibliotheek van 100 gratis skills die we vanuit de dienst AI en automatisatie beschikbaar stellen, zonder account en zonder verkoopmail achteraf.

Eén ding moet je vooraf weten. Sorteren doet hij, werken doet hij niet voor je. Dat onderscheid klinkt flauw en het scheelt in de praktijk alles. Hij maakt van een chaotisch hoofd een geordend systeem met concrete eerste stappen, maar de stappen zelf moet je nog steeds zetten. En hij bewaart niets: je krijgt gestructureerde tekst terug die je zelf ergens neerzet, in de app die je al gebruikt of in een document. Geen tekortkoming, maar juist de reden dat het bestand zo klein is en overal werkt.

Er staan onderwerpen op je lijst, geen acties. Website maken is geen taak maar een project. Iets met de blog is helemaal niets. Je hersenen kunnen zo een regel niet uitvoeren, dus slaan ze hem over, en na drie keer overslaan hoort hij bij het meubilair. Hier geldt een harde regel: een actie is altijd een fysieke handeling die je letterlijk kunt uitvoeren, en een project is alles wat meer dan een stap kost. Bij elk project vraagt hij dus door naar de eerste fysieke stap.

Alles staat op een hoop. Bellen, mailen, boodschappen en denkwerk staan door elkaar, terwijl je ze nooit op hetzelfde moment kunt doen. GTD lost dat op met contexten: praktische plaatsen of toestanden waarin een actie mogelijk is. Als voorbeelden noemt het bestand @bellen, @computer, @kantoor, @thuis, @errands voor boodschappen onderweg, @energie laag, @energie hoog, @met partner en @met team. Sta je in de rij met tien minuten en een telefoon, dan open je @bellen en niet je hele lijst.

Kleine dingen kosten twee keer werk. Iets van negentig seconden noteren, later terugvinden, opnieuw lezen en dan alsnog doen, kost meer tijd dan het gewoon direct doen. Daarom is de twee minuten regel in dit bestand niet een tip maar een instructie: duurt de volgende actie minder dan twee minuten en past hij in je huidige context, dan doe je hem nu en zet je hem niet op een lijst.

Er is geen plek voor dingen die geen actie zijn. Een idee voor over twee jaar, een artikel dat je wilt bewaren, een gedachte die nergens heen moet: als daar geen plek voor is, blijven ze rondzweven tussen je echte taken. GTD geeft ze een eigen bestemming, respectievelijk Ooit of Misschien, Naslag en de prullenbak, en die scheiding is precies waarom de actielijst daarna nog te lezen valt.

Niemand kijkt het systeem na. Elke lijst verloopt. Projecten schuiven op, gedelegeerde dingen komen niet terug, en na twee weken klopt je overzicht niet meer met de werkelijkheid. Daarom schrijft de SKILL.md voor dat de skill bij elk plan een wekelijkse review meelevert, en die review is concreet: agenda twee weken terug en twee weken vooruit doorlopen, alle lijsten langs, de projectlijst naast de lijst met volgende acties leggen zodat elk project minstens een volgende actie heeft, de wachten-op-lijst opschonen en een nieuwe mind sweep doen voor wat er sinds vorige week is bijgekomen.

In diff-vorm, met regels uit het voorbeeld van de skill: wat eruit gaat en wat ervoor terugkomt.

Niet alleen de nette termen als Getting Things Done, GTD, mind sweep, weekly review, next action en inbox zero, maar juist ook de manier waarop mensen het echt zeggen: ik vergeet steeds dingen, mijn hoofd zit vol, te veel openstaande taken, ik weet niet wat ik eerst moet doen, leeg mijn hoofd. Er staat zelfs een expliciete instructie bij om te triggeren bij ondernemers die meerdere projecten tegelijk draaien en het gevoel hebben in alles achter te lopen.

Daarna volgt een korte paragraaf over bron en theorie, en meteen daarna de werkwijze, die verplicht in volgorde moet worden doorlopen. Stap 1 is vastleggen: de gebruiker schrijft alles op wat hem bezighoudt, zonder filteren en zonder sorteren, werk en privé door elkaar. Levert de gebruiker al een lijst aan, dan staat er letterlijk in het bestand dat die lijst zonder herinterpretatie wordt overgenomen, want alleen zo werk je met een echte inbox in plaats van met een samenvatting ervan.

Stap 2 is verhelderen, met de zes vragen uit FIG.02 hierboven. Stap 3 is ordenen: elk verwerkt item gaat naar een van de zeven plekken die in FIG.03 hieronder staan. Bij die stap staat ook de instructie over contexten, met negen voorbeelden en de uitdrukkelijke opdracht om te gebruiken wat past bij het leven van de gebruiker en geen labels te verzinnen.

Stap 4 is reflecteren, en dat is de stap die in de praktijk het vaakst sneuvelt. Daarom moet hij de gebruiker vertellen dat het systeem alleen werkt met een wekelijkse review, en bij elk plan een concrete weekreview-prompt meeleveren. Stap 5 is uitvoeren, met een eenvoudige keuzelogica in vier criteria, in deze volgorde: wat kan ik op deze plek en met dit gereedschap, hoeveel tijd heb ik, hoeveel energie heb ik, en wat heeft de meeste impact op mijn projecten en rollen. Prioriteit staat dus bewust op de laatste plaats, want een belangrijke taak die je hier en nu niet kunt doen, is nu niet de juiste taak.

Het bestand legt vervolgens de uitvoer vast in elf blokken met vaste namen, van Wat ik in jouw inbox zie tot Eerste fysieke actie (NU), zodat elk antwoord er hetzelfde uitziet en je twee sessies naast elkaar kunt leggen. Het sluit af met het uitgewerkte voorbeeld uit FIG.01, vijf regels onder het kopje Belangrijke regels, en drie bronnen. Wil je zelf zo een bestand leren opbouwen, dan legt een SKILL.md schrijven de structuur stap voor stap uit.

Het systeem komt van David Allen. Getting Things Done verscheen in 2001 en kreeg in 2015 een vernieuwde editie. Het uitgangspunt in dat boek is dat je hoofd geen goede plek is om dingen te onthouden. Het is uitstekend in bedenken en beoordelen en ronduit slecht in bewaren, en toch gebruiken de meeste mensen het vooral als opslag. De vijf stappen zijn de manier waarop Allen die opslag naar buiten verplaatst, met de nadruk op de vraag naar de volgende fysieke actie.

De uitwerking leunt op de GTD Methodology Guide. De tweede bron in het bestand is de methodegids van David Allen Company. Daar komen de praktische details vandaan die het verschil maken tussen een leuk idee en een werkend systeem: de contexten, de scheiding tussen projecten en acties, en de opzet van de wekelijkse review.

De verklaring komt van Masicampo en Baumeister. In het bestand staat hun onderzoek uit 2011 genoemd, gepubliceerd in het Journal of Personality and Social Psychology, over het Zeigarnik-effect: onafgeronde taken blijven aandacht opeisen. De titel van dat artikel is veelzeggend, want de kern is dat het maken van een plan de mentale belasting van een onafgeronde taak verlaagt. Niet het afronden dus, maar het opschrijven en beslissen. Dat is precies wat stap 1 en stap 2 van GTD doen, en het is de reden dat een mind sweep opluchting geeft terwijl er nog geen enkele taak af is.

Ook zonder de skill te installeren kun je hier vandaag iets mee: schrijf alles op, vraag per item of het actie vraagt, formuleer de eerste fysieke stap, en doe alles wat korter duurt dan twee minuten meteen. Wat de skill toevoegt is dat hij dat werk overneemt en de volgorde vasthoudt, ook op de dagen dat je er zelf geen zin in hebt. Juist die dagen zijn het punt.

Loopt de installatie ergens vast of wil je de stappen met schermbeelden erbij, dan staat de volledige uitleg in Claude skills installeren. Daarna is het gebruik simpel: typ alles wat in je hoofd zit in een bericht, zonder te sorteren, en laat de skill zijn werk doen. Hoe rommeliger de dump, hoe meer hij oplevert. Ben je nieuw met dit soort werk en wil je eerst de bredere context, dan vind je in de kennisbank de uitleg over werken met AI.

Er zijn ook situaties waarin je hem beter laat liggen. Voor het kiezen tussen twee ongeveer gelijkwaardige projecten helpt GTD niet, want de methode ordent wat er is en weegt niet af wat het waard is. Wil je urgentie en belang tegen elkaar zetten, dan is de Eisenhower Matrix Coach skill daar het gereedschap voor, en de achtergrond bij dat model staat op de pagina over de Eisenhower matrix. Zit het probleem niet in je lijst maar in de doelen erachter, dan begin je bij de SMART Doelen Coach skill, want een lijst kan niet repareren dat je aan de verkeerde dingen werkt.

Een tweede grens is gedrag. GTD vertelt je wat de volgende stap is, niet hoe je jezelf zover krijgt dat je hem zet. Blijf je acties uitstellen die duidelijk en klein zijn, dan zit het obstakel in gewoontes en niet in structuur, en dan is de Atomic Habits Coach skill een logischer beginpunt. Lukt het je wel om te beginnen maar word je constant onderbroken, dan gaat het over concentratie en helpt de Flow State Coach skill je verder.

En de belangrijkste eerlijke grens: de skill is geen takenlijst-app. Hij bewaart niets tussen sessies, hij stuurt geen herinneringen en hij kijkt niet in je agenda. Wat hij oplevert is gestructureerde tekst die je zelf ergens neerzet. Precies daarom werkt hij overal en kost hij niets, maar het betekent ook dat het bijhouden bij jou blijft liggen. Wil je dat het bijhouden zelf uit handen gaat, dan gaat het gesprek verder in de volgende sectie.

Met een losse skill loop je daar tegenaan: elke sessie begint leeg, dus je lijsten, je contexten en je openstaande acties lever je elke keer opnieuw aan. Dat is precies het probleem dat Jarvis oplost, vanaf 9 euro per maand inclusief btw. Gaat het niet om jouw inbox maar om die van een heel team, dan wordt het werk laten voorbereiden een reële optie, en dat is de AI-medewerker.