Visuele impressie. Het echte Tempodak-werkvoorbeeld staat hieronder.
Wat je moet weten
Weet je bij elke aanvraag wie de volgende stap zet?
Beoordeel eerst het gevraagde werk, de plaats, de gewenste timing en je eigen capaciteit. Geef vervolgens één persoon de opvolging en leg de volgende afspraak vast. Houd ontvangen, passend, inspectie, offerte en opdracht uit elkaar, zodat je ziet waar aanvragen blijven liggen.
01
Vraag wat nodig is voor de eerste beoordeling; technische details volgen bij de vakman.
02
Een ontvangstbericht bevestigt alleen ontvangst, geen bezoek of spoedinzet.
03
Een offerte krijgt een afgesproken vervolgmoment en een verantwoordelijke.
04
Tel dezelfde klus niet opnieuw wanneer iemand ook belt of een tweede bericht stuurt.
Een aanvraag is afgehandeld wanneer er een duidelijke volgende stap of afsluitreden staat.
Voorbeeld uit ons werk
Werk uit de praktijk
Geen voorbeeldbedrijf. Tempodak.
Gebouwde website als ingang voor een dakbedrijf
Tempodak is hier uitsluitend een websitevoorbeeld. De beschreven beoordelings- en opvolgwerkwijze is een praktische opzet, geen claim over een ingerichte automatisering of resultaat bij deze klant.
Begin met vragen die bepalen wat er daarna nodig is
Vraag welke klacht of wens er is, om welk dak het gaat voor zover bekend, waar het pand staat en wanneer de aanvrager bereikbaar is. Laat iemand aangeven of het om een actuele lekkage, terugkerend onderhoud of gepland werk gaat. Noteer onzekerheid in plaats van een daktype of oorzaak in te vullen.
Vraag alleen om bestaande of veilig te maken foto’s; laat niemand voor een formulier het dak op gaan. De eerste intake ordent de melding. De technische beoordeling en keuze voor herstel, inspectie of vervanging blijven bij het dakbedrijf.
02
Bepaal of het werk bij je bedrijf past
Leg het verzoek naast je diensten, werkgebied, daktypen en beschikbare ploeg. Een vraag buiten je specialisme is een andere uitkomst dan werk dat wel past maar pas later kan. Noteer die reden afzonderlijk, zodat je niet een goede aanvraag afkeurt omdat de agenda tijdelijk vol is.
Vraag bij gepland werk wie de opdracht kan bespreken en goedkeuren. Een bewoner, verhuurder en VvE kunnen een andere rol hebben. Houd de eerste selectie praktisch: voldoende informatie om de juiste persoon te laten terugbellen, zonder vooraf een volledig klantdossier op te vragen.
03
Geef elk contact een eigenaar en een haalbaar terugbelmoment
Spreek af wie nieuwe berichten bekijkt als de uitvoerder niet kan opnemen. Leg vast wat buiten openingstijden gebeurt en wie gemiste oproepen controleert. Een ontvangstbevestiging kan aangeven dat de aanvraag is aangekomen en wanneer contact wordt verwacht, mits dat past bij de werkelijke bezetting.
Een automatisch bericht mag geen bevestigde inspectie of beschikbare spoedploeg suggereren. Als je de beloofde reactie niet haalt, werk de verwachting bij. Noteer contactpogingen bij dezelfde aanvraag in plaats van voor ieder bericht een nieuwe lead aan te maken.
04
Maak duidelijk wat een inspectie wel bevestigt
Wanneer een bezoek nodig is, bevestig je datum, contactpersoon, adres en toegang tot het pand. Leg vooraf uit wat tijdens de inspectie wordt bekeken en welke kosten of voorwaarden daadwerkelijk zijn afgesproken. Noem een inspectie niet gratis als dat niet is vastgesteld.
De inspectieafspraak is een processtap. Zij bevestigt nog geen uitvoeringsdatum, technische oplossing of definitieve prijs. Na het bezoek noteert de vakman wat nodig is om een offerte te maken en wie ontbrekende informatie aanlevert.
05
Laat een offerte aansluiten op de besproken klus
Controleer of de offerte het beoordeelde werk, de inbegrepen werkzaamheden en relevante uitsluitingen begrijpelijk beschrijft. De dakdekker bepaalt materiaal, werkwijze en technische voorwaarden. Neem ook op welke planning werkelijk bespreekbaar is en wat er nog moet worden bevestigd.
Vraag bij verzending wanneer de klant de offerte wil bespreken. Zet dat moment bij de aanvraag. Een verzonden document zonder verantwoordelijke of vervolgstap kan blijven liggen terwijl iedereen denkt dat de ander iets doet.
06
Volg op met een concrete vraag
Gebruik het afgesproken moment om te vragen welke informatie nog ontbreekt: is de scope duidelijk, moet iemand anders meebeslissen of past de gewenste planning niet? Leg een wijziging of nieuwe afspraak vast en bevestig die waar nodig. Blijven bellen zonder nieuw doel helpt de beoordeling niet.
Als iemand afziet van de klus, noteer de opgegeven reden. Bij uitstel spreek je af of en wanneer opnieuw contact gewenst is. Geen reactie, niet passend, later opnieuw bespreken en afgewezen offerte zijn verschillende uitkomsten; maak daar niet één bak “slechte leads” van.
07
Geef iedere gemeten stap een vaste betekenis
Gebruik een herkenbare aanvraagcode en houd de voortgang bij: ontvangen, contact gehad, passend, inspectie bevestigd, offerte verstuurd en opdracht aanvaard. Een klik op een telefoonnummer bewijst geen gesprek. Een offerteaanvraag bewijst geen offerte, en een aanvaarde opdracht is nog geen ontvangen betaling.
Google Ads onderscheidt gekwalificeerde en geconverteerde leads op basis van stappen in je eigen proces. Kies een definitie die je consequent kunt vastleggen. Als uitkomsten worden teruggekoppeld naar advertenties, moeten inrichting, gegevensgebruik en controle daarvan apart kloppen; een lijst met statussen activeert geen koppeling.
08
Gebruik de uitval om één processtap te verbeteren
Bekijk aanvragen per soort werk en ontvangstperiode. Veel onbereikbare contacten vragen om een andere controle dan veel offertes die nog op een besluit wachten. Laat ontbrekende gegevens als onbekend staan en tel dubbele berichten over dezelfde klus samen. Zo blijft een recente groep aanvragen niet ten onrechte achter bij een groep die al langer kon beslissen.
Voor een eerste bespreking volstaat een overzicht zonder persoonsgegevens: soort dakwerk, herkomst voor zover bekend, huidige stap, volgende actie en reden van uitval. Daarmee bespreken we website, taakverdeling of meetinrichting. Beschikbaarheid van onze hulp wordt per dienst en werkgebied besproken, ook rond Utrecht; er wordt geen start of automatische opvolging toegezegd.
FAQ
Goed om te weten.
Moet iedere dakaanvraag meteen naar een inspectie?+
Nee. Eerst moet duidelijk zijn welk werk wordt gevraagd, waar het pand staat en wie het kan beoordelen. Het dakbedrijf beslist of een gesprek, aanvullende informatie of een bezoek nodig is.
Welke responstijd moeten we beloven?+
Een tijd die je bezetting daadwerkelijk kan dragen. Maak onderscheid tussen ontvangst, terugbellen en een bezoek. Stel geen universele minutennorm vast zonder je eigen bereikbaarheid te kennen.
Is een lange telefoongespreksduur een goede lead?+
De duur alleen vertelt niet of het werk past of een opdracht volgt. Noteer de besproken behoefte en uitkomst; gebruik gespreksduur hoogstens als aanvullend signaal.
Kunnen we beginnen zonder een nieuw CRM?+
Ja, met een afgeschermd overzicht en duidelijke verantwoordelijken kun je de werkwijze eerst vastleggen. Laat persoonsgegevens alleen zien aan mensen die ze voor hun taak nodig hebben. Automatiseer pas wat eenduidig werkt.
