Impresión visual. Más abajo aparece el trabajo real para Tempodak.
Lo que necesitas saber
¿Cada solicitud tiene una persona responsable del siguiente paso?
Valora primero trabajo, ubicación, plazo deseado y capacidad. Asigna después el seguimiento a una persona y registra la próxima acción acordada. Distingue recepción, adecuación, inspección, presupuesto y encargo para ver dónde esperan las solicitudes.
01
Pregunta lo necesario para una primera valoración; las decisiones técnicas corresponden al profesional.
02
La confirmación de recepción no confirma visita ni asistencia urgente.
03
Cada presupuesto necesita un responsable y un momento de seguimiento acordado.
04
No vuelvas a contar el mismo trabajo cuando alguien llame o envíe otro mensaje.
Una solicitud está atendida cuando tiene un siguiente paso claro o un motivo de cierre registrado.
Un ejemplo de nuestro trabajo
Trabajo real
Una empresa real de tejados. Tempodak.
Web terminada con una entrada de contacto para un negocio de tejados
Tempodak se utiliza solo como ejemplo web. El proceso de valoración y seguimiento es una propuesta práctica, no una afirmación sobre automatización instalada o resultados medidos en este cliente.
Pregunta por el problema o trabajo previsto, el tipo de cubierta si se conoce, la ubicación y cuándo puedes contactar con la persona. Deja que explique si hay una gotera activa, mantenimiento o un proyecto futuro. Registra la incertidumbre sin inventar el tipo de tejado o la causa.
Pide solo fotos existentes o que puedan hacerse de forma segura; no solicites que alguien suba al tejado para rellenar un formulario. La primera toma de datos ordena la petición. La valoración técnica y la decisión sobre reparación, inspección o sustitución corresponden a la empresa.
02
Decide si el trabajo encaja con tu empresa
Compara la petición con servicios, zona, tipos de cubierta y equipo disponible. Un trabajo fuera de tu especialidad es distinto de uno adecuado que solo puedes programar más adelante. Registra por separado esas razones para no calificar mal una buena solicitud por falta temporal de capacidad.
En trabajos planificados, pregunta quién puede hablar del encargo y aprobarlo. Residente, propietario y comunidad pueden tener funciones distintas. La primera valoración debe reunir lo necesario para devolver la llamada con criterio, sin exigir por adelantado un expediente completo.
03
Asigna un responsable y un plazo de contacto realista
Acuerda quién revisa los mensajes cuando el profesional no puede responder. Define qué ocurre fuera del horario y quién comprueba las llamadas perdidas. Un acuse puede confirmar recepción e indicar cuándo se espera contactar, siempre que coincida con la atención real.
Un mensaje automático no debe sugerir una inspección confirmada ni un equipo de urgencias disponible. Actualiza la expectativa si no puedes cumplirla. Guarda los intentos de contacto en la misma solicitud en vez de crear otro lead por cada mensaje.
04
Aclara qué confirma una inspección
Cuando hace falta una visita, confirma fecha, persona de contacto, dirección y acceso. Explica antes qué se revisará y qué costes o condiciones se han acordado realmente. No llames gratuita a una inspección si no está establecido.
La cita de inspección es una etapa. Todavía no confirma fecha de obra, solución técnica ni precio final. Tras la visita, el profesional registra lo necesario para preparar el presupuesto y quién aportará la información que falta.
05
Relaciona el presupuesto con el trabajo valorado
Comprueba que el presupuesto describa con claridad el trabajo evaluado, las tareas incluidas y las exclusiones relevantes. El profesional determina materiales, método y condiciones técnicas. Explica también qué plazos pueden plantearse y qué sigue pendiente de confirmación.
Al enviar el presupuesto, pregunta cuándo quiere comentarlo el cliente y anótalo en la solicitud. Un documento enviado sin responsable ni siguiente acción puede quedar parado mientras cada parte espera a la otra.
06
Haz seguimiento con una pregunta concreta
En el momento acordado, pregunta qué información falta: si el alcance está claro, si otra persona debe decidir o si el calendario no encaja. Registra las modificaciones o nuevos acuerdos y confírmalos cuando corresponda. Repetir llamadas sin un propósito nuevo no mejora la valoración.
Si la persona descarta el trabajo, registra el motivo que indique. Si lo aplaza, acuerda si quiere otro contacto y cuándo. Sin respuesta, trabajo inadecuado, conversación pendiente y presupuesto rechazado son resultados distintos; no los mezcles en una sola categoría de leads malos.
07
Da un significado fijo a cada etapa medida
Usa una referencia de solicitud reconocible y registra: recibida, contactada, adecuada, inspección confirmada, presupuesto enviado y encargo aceptado. Un clic en el teléfono no demuestra una conversación. Pedir presupuesto no demuestra que se haya enviado, y aceptar un trabajo no demuestra que se haya cobrado.
Google Ads distingue leads cualificados y convertidos según etapas de tu propio proceso. Elige una definición que puedas registrar de forma consistente. Devolver resultados a publicidad exige comprobar aparte configuración, uso de datos y funcionamiento; una lista de estados no activa una integración.
08
Utiliza las pérdidas para mejorar una etapa
Revisa las solicitudes por tipo de trabajo y periodo de llegada. Los contactos inaccesibles requieren una investigación distinta de los presupuestos que aún esperan decisión. Mantén los datos ausentes como desconocidos y reúne los mensajes repetidos de un mismo trabajo. Un grupo reciente no debe compararse sin contexto con otro que lleva más tiempo decidiendo.
Para una primera conversación basta un resumen sin datos personales: trabajo, origen conocido, etapa actual, próxima acción y motivo de cierre. Así podemos hablar de web, responsabilidades o medición. Consultamos la disponibilidad de nuestra ayuda por servicio y zona, también alrededor de Utrecht; no prometemos inicio ni seguimiento automático.
FAQ
Conviene saberlo.
¿Cada solicitud debe pasar directamente a una inspección?+
No. Primero hay que conocer trabajo, ubicación y quién puede valorarlo. La empresa decide si necesita una conversación, más información o una visita.
¿Qué tiempo de respuesta debemos prometer?+
Uno que pueda cumplir vuestro equipo. Distingue recepción, devolución de llamada y visita. No adoptes una cifra universal de minutos sin conocer tu disponibilidad.
¿Una llamada larga significa un buen lead?+
La duración por sí sola no demuestra que el trabajo encaje ni que vaya a contratarse. Registra necesidad y resultado; utiliza la duración solo como señal adicional.
¿Podemos empezar sin un CRM nuevo?+
Sí. Un registro de acceso restringido y responsables claros permiten definir primero el proceso. Muestra datos personales solo a quienes los necesiten para su tarea. Automatiza cuando el proceso sea inequívoco.
